Der Baustellenmoderator

Der Run in die Stadt ist ungebrochen. Diese erfreulichen Umstände drücken sich mitunter auch in so profanen Tatsachen wie Baustellen aus.

Und wo gebaut wird, kommt es auch zu unvermeidbaren Begleiterscheinungen wie Staus, Verspätungen oder Umleitungen. Um die negativen Begleitumstände von Baustellen zu mindern, ist eine gute Baustellenkoordination und -kommunikation unabdingbar. Eine interessante Zukunftsaufgabe für Planer.

PBP - Planungsbüro professionell hat auf Basis einer Ausarbeitung der IHK Berlin ein Leistungsbild inklusive Honorarvorschlag erarbeitet.


Die Aufgabe: Bauen und seine Folgen ertragbar machen

Von Einschränkungen durch Baustellen sind neben Anwohnern und Verkehrsteilnehmern vor allem Händler, Gastronomen und Dienstleister betroffen. Denn selbst langjährige Kunden und treue Stammgäste schätzen gute Erreichbarkeit und eine Atmosphäre, die zum Verweilen einlädt. Baustellen stellen auch einen spürbaren Eingriff in die Abläufe des gesamten Wirtschaftsverkehrs dar - von den Lieferbeziehungen bis zum Großraum- und Schwertransport. Die Auswirkungen sind für alle in der Stadt spürbar.
Um die starken Begleitumstände von Baustellen zu mindern, kann man Maßnahmen treffen, mit deren Hilfe Baustellen besser koordiniert und Bauzeiten optimiert und verkürzt werden können. Darüber hinaus ist es ratsam, über Baustellen öffentlich gut zu informieren und Kriterien für deren Anwendung zu benennen. Beim Baustellenmoderator und -kommunikator laufen Informationen und Maßnahmen zusammen. Seine Aufgabe ist es, die negativen Auswirkungen besonders umfänglicher und lang andauernder Baumaßnahmen zu minimieren. Er ist als Ansprechpartner für die Bauherren ebenso wie für die Gewerbetreibenden vor Ort. Ein Baustellenkommunikation ermöglicht es allen Akteuren, Vertrauen und Verständnis herzustellen, Einschränkungen zu minimieren und letztlich zum Erhalt der Infrastruktur beizutragen.

Das Leistungsbild des Baustellenmoderators

Das Leistungsbild gliedert sich in zeitlich hintereinander abfolgende Phasen:

Die Planungsphase

Vorhaben der Leitungs- und Verkehrsbetriebe koordinieren: Im Vorfeld aller Überlegungen der Baustellenkommunikation ist die Koordination und Abstimmung der Baumaßnahmen essentiell. Auf diese Weise können Abläufe besser aufeinander abgestimmt und Bauzeiten gesenkt werden. Der infrest-Baustellenatlas stellt hier ein innovatives und sinnvolles Planungsinstrument dar. Andere Akteure wie die Polizei, die Verkehrslenkung Berlin, die IHK, Stadtrundfahrtenanbieter und Taxiverbände sollten in die Planung eingebunden werden, um möglichst viele Informationen über die möglichen Auswirkungen der Baumaßnahme zu erhalten und weiterzugeben.

Bestand erkunden: Eine verlässliche Untersuchung des Bestands der vorhandenen Infrastruktur ist die Grundlage einer jeden Planung. Die bisherige Erfahrung mit unvorhergesehenen Leitungs- und Munitionsfunden zeigt, dass ohne Suchschürfungen o. ä. keine verlässliche Zeitplanung möglich ist.

Entscheidung über Installation eines Baustellenmoderators: Bereits während dieser frühen Phase muss entschieden werden, ob Umfang und zu erwartende Auswirkungen der Baumaßnahmen die Vergabe der weiteren Koordinierungs- und Kommunikationsleistungen an einen Baustellenmoderator rechtfertigen. Der Baustellenmoderator agiert als neutraler Ansprechpartner zwischen allen beteiligten Akteuren und übernimmt wichtige Kommunikationsfunktionen des Veranlassers. Für den Fall, dass mehrere Veranlasser für die Baustelle verantwortlich sind, sollten diese sich über die Finanzierung der Kommunikationsleistungen abstimmen, z. B. in Form einer Umlage.

Anlieger und weitere Akteure informieren: Gerade Händler und Gastronomen (aber auch Dienstleister) sind in besonderem Maße durch die Auswirkungen von Langzeit-Baustellen betroffen. In der Regel ist ein Rückgang des Kundenstroms aufgrund der eingeschränkten Erreichbarkeit zu verzeichnen, ebenso verliert die Möglichkeit zur Außengastronomie ihren Reiz. Diese Auswirkungen können existenzbedrohend sein. Daher ist es dringend erforderlich, gerade betroffene Unternehmen so frühzeitig wie möglich über Art, Umfang und Dauer der geplanten Baumaßnahmen zu informieren. Nur so haben diese eine Chance, in geeigneter Weise auf die Einschränkungen zu reagieren. Sie müssen angesichts der bevorstehenden Bautätigkeiten eine Vielzahl an Dingen bedenken, umstrukturieren und organisieren.

Praxishinweis:
Hierzu eignet sich insbesondere eine offene Informationsveranstaltung, zu der Moderator und Veranlasser möglichst alle bereits bekannten Akteure einlädt: Per Rundschreiben, öffentlichem Aushang, Anzeigen in Tages- und Wochenzeitungen, per Mailing über die geeigneten Multiplikatoren (IHK, Standortgemeinschaften etc.) Auf dieser Informationsveranstaltung sollten Vereinbarungen über den weiteren Informationsfluss getroffen werden, z. B. den von nun an folgenden Turnus weiterer Informationsveranstaltungen, die Einrichtung eines Mail-Verteilers bzw. eines Online-Newsletters.
Dieses Vorgehen bietet den Anliegern die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren, und ihrerseits feste Ansprechpartner und ggf. Experten auszuwählen, die in Zukunft als Kontaktperson für den Veranlasser zur Verfügung stehen. Alle relevanten Informationen sollten jedem Interessierten jederzeit zur Verfügung stehen. Hier bietet sich eine eigene Info-Homepage an.Darüber hinaus ist über die Einrichtung weiterer Online-Tools nachzudenken, mit denen auch außerhalb der Tagungsroutinen Abstimmungen vorgenommen werden können (z. B. über Termine zur Sonderöffnung des Einzelhandels, Plakatmotive).

Kommunikationsketten aufbauen: Um einen durchgängigen Informationsfluss aufzubauen und vor allem, um Transparenz herzustellen und Dialogbereitschaft zu signalisieren ist es wichtig, bereits frühzeitig Routinen zur Kommunikation aufzubauen. In einem ersten Schritt sollte die Ansprache aller betroffenen Eigentümer, Anwohner und Gewerbetreibenden sichergestellt werden.

Praxishinweis:
Hierzu eignet sich insbesondere eine offene Informationsveranstaltung, zu der Moderator und Veranlasser möglichst alle bereits bekannten Akteure, zunächst über alle relevanten Informationskanäle einlädt: Per Rundschreiben, öffentlichem Aushang, Anzeigen in Tages- und Wochenzeitungen, per Mailing über die geeigneten Multiplikatoren (IHK; Standortgemeinschaften etc.) Auf dieser ersten Informationsveranstaltung sollten Vereinbarungen über den weiteren Informationsfluss getroffen werden, z. B. den von nun an folgenden Turnus der weiteren Informationsveranstaltungen und die Einrichtung eines Mail-Verteilers bzw. eines Online-Newsletters. Besonders wichtig ist das Vorstellen und Benennen eines Ansprechpartners seitens des Veranlassers.
Dieses Vorgehen bietet den Anliegern die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren, und ihrerseits feste Ansprechpartner und ggf. Experten auszuwählen, die in Zukunft als Kontaktperson für den Veranlasser zur Verfügung stehen. Alle relevanten Informationen sollten (wenn nicht unbedingt an jeden gemailt) jedem Interessierten jederzeit zur Verfügung stehen. Hier bietet sich eine eigene Info-Homepage, bzw. die Nutzung einer bestehenden Webseite an.Darüber hinaus ist über die Einrichtung von weiteren Online-Tools nachzudenken, mit denen evtl. auch außerhalb der Tagungsroutinen Abstimmungen vorgenommen werden können (bspw. über Termine zur Sonderöffnung des Einzelhandels, Plakatmotive etc).

Die Vorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase sieht das Leistungsbild des Moderators wie folgt aus:

Bedürfnisse der Anlieger aufnehmen und in der Planung berücksichtigen: Zu diesem Zeitpunkt sollte abgefragt werden, welche Nutzergruppen welche Anforderungen an die Baustelle haben. Die Gewerbetreibenden sollten sich im Dialog mit dem Baustellenmoderator darauf verständigen, zu welchem Zeitpunkt welche Einschränkungen aus ihrer Sicht erträglich sind, bzw. unbedingt zu vermeiden sind (Weihnachtsgeschäft). Auch muss eine grundsätzliche Diskussion darüber geführt worden sein, ob Teilbereiche der Straße lieber einen kurzen Zeitraum gar nicht zugänglich sind oder ob man sich alternativ mit länger anhaltender eingeschränkter Erreichbarkeit arrangieren kann ("lieber Ende mit Schrecken oder Schrecken ohne Ende?"). Auch die Möglichkeit von Wochenend- und Nachtarbeit sollte in die Diskussion einbezogen werden.

Bauablaufplan kommunizieren: Der Baustellenmoderator erstellt den Bauablaufplan (Bauzeitenplan) und plant die konkreten Bauabschnitte sowie die Termine der Bauarbeiten. Daraus ergeben sich nach Abstimmung mit dem Straßenbaulastträger auch die Termine für die tatsächlichen Einschränkungen für die Gewerbetreibenden, die sich ihrerseits entsprechend darauf einstellen können. Daher ist es wichtig, dass die wichtigen Eckdaten des Bauablaufplans allen Beteiligten bekannt sind.

Anlieger regelmäßig informieren: Der Veranlasser/Baustellenmoderator informiert die betroffenen Anlieger weiterhin regelmäßig über den aktuellen Stand der Planungen und schafft auf diese Weise Transparenz und Vertrauen. Das umfasst auch Informationsveranstaltungen, weil auf diesen weiterhin die Bedürfnisse abgefragt werden können. Außerdem haben die Vertreter der verschiedenen Leitungs- und Verkehrsbetriebe sowie der beauftragten Baufirmen die Möglichkeit, ihre Projekte, Personen und Maßnahmen (spezielle Tiefbautechniken, besondere Baumaschinen, die zur Anwendung kommen werden, etc.) vorzustellen.

Kommunikations- und Marketingstrategie entwickeln und abstimmen: Das ist eine zentrale Aufgabe des Baustellenmoderators. Er muss die notwendigen Abstimmungen über Art und Umfang des Marketings treffen (Slogan, Kampagne, thematische Veranstaltungen, Plakate etc.) Auch der bewusste Verzicht auf ein Baustellenmarketing kann eine Option darstellen, denn: Selbst bei allen zu erwartenden positiven Imageeffekten durch die Kampagne, bleibt doch die Kernaussage: Hier wird gebaut, hier wird es laut und unbequem. Je größer und weitreichender die Baustelle über die Grenzen des eigenen Bezirks hinaus kommuniziert wird, umso größer ist die Gefahr, dass sich in den Hinterköpfen der Besucher die Assoziation festsetzt: "Da brauche ich nicht hin. Dort wird gebaut. Das umfahre ich weiträumig." Unter Umständen bleibt dieser Eindruck auch noch lange nach Beendigung der Baumaßnahme bestehen, wenn sich bereits die Routine der Umfahrung eingeschliffen hat.

Feste Ansprechpartner benennen: Auf diese Weise kann die Kommunikation (und damit auch Nachfragen und Beschwerden) früh kanalisiert werden und die Personalkapazitäten auf allen Seiten besser eingeteilt werden.

Aufgaben zuweisen und protokollieren: Um Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden und Verbindlichkeit im Handeln herzustellen ist es unerlässlich, über alle Veranstaltungen, Treffen und Vereinbarungen ein kurzes Ergebnisprotokoll zu erstellen, das die Verantwortlichen, die Aufgaben und die daraus resultierenden Termine benennt.

Die Bauphase

In der Bauphase hat der Baustellenkommunikator vor allem folgende Aufgaben:

Kommunikationsroutinen intensivieren: Mit Beginn der Baumaßnahmen zahlt sich die intensive Kommunikationsarbeit aus. Die Akteure sind sich gegenseitig bekannt, Kommunikationswege können routiniert beschritten werden. Jetzt gilt es, die Baumaßnahmen umzusetzen und ggf. auf die Änderungen im Bauablauf zu reagieren. Um auf schnellstem Wege Informationen zu transportieren und Erreichbarkeit zu gewährleisten, empfiehlt sich die Einrichtung eines Baustellenbüros sowie eines "Kummerkastens".

Erreichbarkeit der Ansprechpartner sicherstellen: Falls es zu Vorkommnissen kommt, die einer sofortigen (Auf-)Klärung bedürfen (Parkplatzzufahrt versperrt, Aufgrabung direkt vor Ladentür etc.), sollte sowohl seitens der Baustelle als auch seitens der Anlieger mindestens ein Ansprechpartner guterreichbar sein. Die Telefonnummer dieser Person muss allen Beteiligten bekannt bzw. auf den Baustellenschildern gut sichtbar vermerkt sein ("rotes Telefon").

Transparenz der Bauabläufe herstellen: Die Bagger arbeiten direkt vor der Ladentür. Routinen der regelmäßigen Information sind jetzt wichtiger denn je. Es sollte über die Möglichkeit nachgedacht werden, den betroffenen Anwohnern und Gewerbetreibenden Baustellenbesichtigungen anzubieten, um Verständnis für die Bautätigkeiten und das Tempo des Baufortschritts zu wecken. Denn: Bei Baustellen gilt wie beim Fußball: Jeder ist Experte! (Aber längst nicht jeder kennt die Abseitsregel bzw. die Abbindezeiten von Beton.) Erst wenn die meisten Abläufe transparent sind, kann auch Verständnis erwartet werden.

Baustellenmarketing umsetzen: Ist die Entscheidung für ein Baustellenmarketing gefallen, beginnt mit den Bauarbeiten auch die Zeit der speziellen Marketingaktionen. Art und Umfang der Aktionen müssen individuell auf die Struktur der Gewerbebetriebe, das Budget, den Standort, die Dauer der Baustelle und die Kundenstruktur abgestimmt sein.

Zielgruppengerecht informieren und kommunizieren: Nicht jede Information ist für jeden Anlieger gleich wertvoll. Daher empfiehlt es sich, dass der Baustellenmoderator alle relevanten Informationen seitens der Bauleitung erhält und auch an den Bausitzungen teilnimmt. Er "filtert" die Informationen und bereitet diese zielgruppengerecht auf.

Praxishinweis:
Auf diese Weise können z. B. Schulen und Kindergärten nur über die Verlegung einer Bushaltestelle informiert werden, die Arztpraxen werden über den Ersatzparkplatz für Krankentransporte informiert und die Anwohner über zu erwartende Lärmbelästigungen in den Abendstunden.

Positive Ziele kommunizieren: Dass eine Baustelle für alle von ihr betroffenen eine Belastung darstellt, steht außer Frage. Dennoch sollte bei der Kommunikation über die Baustelle darauf geachtet werden, auch die positiven Botschaften zu transportieren. Denn am Ende der Baustelle wird es bestenfalls für jeden etwas geben, für das sich das Warten und Erdulden der Hemmnisse gelohnt hat. Dies sollte immer wieder, z. B. durch Plakate an den Bauzäunen, Aushänge in den Geschäften etc., verdeutlicht werden. Nach dem Motto: "Wenn der Lärm hier vorbei ist, säumen 80 Kastanien die Straße und in deren Schatten laden 20 neue Bänke laden zum Verweilen ein".

Erfolgreichen Abschluss feiern: Nach erfolgreichem Abschluss sollten alle in die Baumaßnahmen involvierten es auf keinen Fall versäumen, die neue bauliche Situation gemeinsam zu feiern. Dies ist wichtig, um sich selbst zu bestätigen, dass sich die Anstrengungen und Strapazen der zurückliegenden Monate oder gar Jahren in jedem Fall gelohnt haben. Vergessen Sie als Moderator nicht, auch die Kundschaft mit einzubeziehen - sowohl diejenigen, die gemeinsam mit den Unternehmern die Bauzeit treu durchstanden haben, als auch die neu- und zu rückgewonnen wurden, die sich gemeinsam mit den Anliegern über den wiedergewonnenen Raum freuen. Auf dass die eine, entscheidende Botschaft jeden erreicht: "Hier lohnt sich ein Besuch - mehr denn je."

Die Honorierung

Da die Leistung eines Baustellenmoderators in der HOAI nicht geregelt ist, spielt die HOAI hier keine Rolle. Sie können das Honorar frei vereinbaren. PBP empfiehlt, ein Zeithonorar mit festgelegtem Stundensatz zu vereinbaren.

Praxishinweis:
Ihr Vertragspartner wird wahrscheinlich Veranlasser des Baus sein. Er schuldet Ihnen auch das Honorar, kann sich aber Co-Finanzierungspartner mit ins Boot holen, als da wären: Betroffene Gewerbetreibende und Öffentliche Förderstellen bzw. -programme. In Berlin gibt es z.B. über die Programme "Wirtschaftsdienliche Maßnahmen" (WDM) oder "GRW Infrastruktur (Regional-management)" grundsätzlich die Möglichkeit, Baustellenmoderatoren zu finanzieren. Wegen der oft langen Antragsfristen empfiehlt es sich, rechtzeitig Kontakt aufzunehmen.


Quelle: PBP Planungsbüro professionell